factro
Unsere Kunden vertrauen uns nicht nur im Bereich neutrale CRM-Beratung und -Einführung, sondern auch darüber hinaus – wie folgendes Beispiel zeigt.
Ein Kunde hat uns vor einigen Tagen folgende Aufgabe gestellt:
„Empfehlt mir bitte eine Projektmanagement-Software, die folgende Kriterien erfüllt:
- Sitz in Deutschland und DSGVO-konform
- Cloud-Lösung mit Server in Deutschland
- Intuitiv zu bedienen
- Verschiedene Darstellungsformen möglich
- Geeignet für nicht zu komplexe Projekte
- Inklusive
- Aufgaben- und Zeitmanagement
- Kommunikation und Zusammenarbeit“
Wenn das Wort Projektmanagement fällt, denken viele sofort an Asana, Monday oder Trello.
Diese Platzhirsche sind in der heutigen IT-Landschaft nicht mehr wegzudenken und unterstützen in tausenden Unternehmen die beteiligten Projektmitarbeiter.
Das half uns in unserem Fall leider nicht weiter, denn das Unternehmen legt viel Wert darauf, ihre sensiblen Projektdaten nicht auf amerikanischen Servern abzulegen. Dadurch waren Asana, Monday und Trello aus dem Rennen.
Die Anbieter, die wir daraufhin auf die gewünschten Kriterien geprüft haben, waren IBO, Blue Ant, Stackfield, Celoix, Kendo Manager, Axosoft und factro.
Wir haben uns zunächst factro angeschaut – hier das Ergebnis unseres Checks:
Factro im Schnell-Check
Factro wird in 4 unterschiedlichen Varianten angeboten.
Die Basic Cloud ist kostenlos und für max. 10 Nutzer. Sie beinhaltet bereits die Darstellungsarten Strukturbaum, Kanban und Liste. Die weiteren Funktionalitäten sind: Checklisten, Kommentare und Anhänge, Ampelsystem für Deadlines, Aufgaben verknüpfen und Tags vergeben, Suchen, Filtern, Sortieren, Gruppieren, Gastnutzer mit Leserechten einladen, Mobil App, Mail to Task.
Die Team Cloud kostet € 7,99 pro Nutzer und Monat. Die Funktionalitäten sind zusätzlich zur Basic Cloud: Lese- und Bearbeitungszugriffe, Verantwortlichkeiten festlegen, Benachrichtigungen in Echtzeit, Review-Status zur Freigabe.
Die Business Cloud kostet € 19,99 pro Nutzer und Monat. Die Funktionalitäten sind zusätzlich zur Team Cloud: Projektübergreifende Ansichten, Vorlagen für wiederkehrende Projekte, Gantt-Chart (mit Vorgänger-/Nachfolgerfunktion), persönliches Dashboard, Benutzerverwaltung und Rechtesystem, Kundenverwaltung.
Die Professional Cloud kostet € 29,99 pro Nutzer und Monat. Die Funktionalitäten sind zusätzlich zur Business Cloud: Leistungserfassung und Controlling, Kalender mit Outlook-Synchronisation, Aufgabenhistorie, Projektentwürfe erstellen.
Die Versionen „Team“, „Business“ und „Professional“ erfordern mindestens 3 Nutzer.
Wagen wir also nun den Deep Dive und wollen factro detaillierter betrachten:
Aufgabenmanagement
Projektstrukturbaum
Dieser liefert bei factro eine grafische, strukturierte Sichtweise auf das gesamte Projekt, sodass sowohl ein übergeordneter Blick als auch die Verwaltung einzelner Aufgaben möglich sind. Daher verhindert dieser, dass sich Anwender in Details verzetteln und den Überblick über das Ganze verlieren.
Factro integriert ein neues Element zwischen Projekte und Aufgaben, nämlich Aufgabenpakete, die eine Strukturebene in dem Projektbaum bilden. Einzelne Aufgaben oder gar weitere Aufgabenpakete können in einem Aufgabenpaket beinhaltet sein. Dadurch können Projekte auf unterschiedlichste Weise fein verzweigt werden. Der Strukturansicht ermöglicht es, Details einer Aufgabe oder eines Aufgabenpakets zu bearbeiten und auch, die Anzeige zu filtern, um beispielsweise nur Aufgaben eines bestimmten Mitarbeiters oder mit einer bestimmten Priorität anzuzeigen.
Die Kanban-Ansicht im Dashboard gibt eine gute Übersicht. Typischerweise wird der Arbeitsablauf im Kanban-Stil auf einer Tafel, die vier Spalten enthält, graphisch dargestellt. Die linke Spalte wird als “Geplant” bezeichnet und enthält Aufgaben, die noch nicht begonnen wurden. Die mittlere Spalte ist als “Aktiv” benannt und enthält Aufgaben, die gerade bearbeitet werden. Die vorletzte Spalte „Review“ zeigt alle Aufgaben, deren Freigabe noch aussteht. In der rechten Spalte werden unter der Überschrift “Beendet” alle Aufgaben angezeigt, die abgeschlossen wurden.
Selbstverständlich ist die Kanban-Ansicht für jedes Unternehmen individualisierbar.
Durch ein Gantt-Diagramm wird der zeitliche Verlauf eines Projektes visualisiert, indem es die einzelnen Schritte als horizontale Balken darstellt. Deren Länge ist vom Umfang des Projektschritts abhängig. Zudem wird durch eine vertikale, rote Linie das aktuelle Datum kenntlich gemacht. Diese Art der Visualisierung ist besonders geeignet, um den Fortschritt eines Projekts und die Überschneidung seiner Aufgaben zu erkennen.
factro bietet Anwendern individuelle Anpassungen des Gantt-Diagramms, z. B. durch Informationstermine, Ausführende oder Status. Das Diagramm kann nicht nur die Daten visuell darstellen, sondern das Verschieben der Balken ermöglicht es auch, den Zeitablauf des Projekts anzupassen.
Aufgaben-App
factro ist eine ideale Anwendung für die Verwaltung von einzelnen Aufgaben und auch komplexeren Projekten in großen Teams. Dank verschiedener Ansichten, wie Liste, Kanban Board, Gantt Chart und Projektstrukturplan, kann jede Aufgabe auf die persönliche Art und Weise organisiert werden. Für eine komplettes Bild der Aufgaben können Dokumente, Fotos und Checklistenpunkte hochgeladen werden. Auch die Kommunikation mit dem Team ist problemlos möglich dank Kommentaren und @mentions.
Zeitmanagement
Über factro lassen sich ebenfalls Aufgaben planen und organisieren. In dieser Ansicht lassen sich die aktiven oder geplanten Aufgaben überblicken und weitergreifende Informationen zum geplanten zeitlichen Aufwand, den Bearbeitungszeitraum und die Priorität der Aufgaben entnehmen.
Die obenstehende Ansicht kann auch in einem Gantt-Diagramm wiedergegeben werden, um den zeitlichen Bezug zwischen den Aufgaben zu verdeutlichen.
Resourcenplanung
In factro kann man mithilfe der Zeiterfassung (Ist-Zustand) und der Vorausplanung für den Aufwand von Aufgaben (Soll-Werte) eine effiziente Teamplanung erstellen. Es wird ebenfalls angezeigt, wann jemand überlastet ist. Außerdem können Aufgaben einfach zu anderen Personen verschoben oder verändert werden. Zudem hat jede Aufgabe Felder für Plan-Aufwand, Ist-Aufwand und Rest-Aufwand, sodass Zeitplanung und -erfassung mit dem Tool integriert werden.
Aus den erfassten Ist-Aufwänden wird automatisch der Rest-Aufwand berechnet, um eine exakte Steuerung der Auslastung zu gewährleisten. Der Delta-Aufwand gibt dem Projektmanager eine Richtlinie, wie weit der Plan-Aufwand unter- oder überschritten wurde. Projekte werden als Kacheln mit den relevantesten Daten angezeigt, sodass Abweichungen vom Soll und der Fortschritt des Projekts erkannt werden können.
Die wichtigsten Vorteile auf einen Blick:
- Vier Preismodelle – so kann der Funktionsumfang den Projekt-Anforderungen angepasst werden. Man bezahlt nicht mehr als nötig.
- Vielseitige Darstellungsarten – Kanban, Gantt, Liste sowie Projektstrukturansicht
- Übersichtliches Dashboard für projektübergreifenden Überblick über To-Dos, Verantwortlichkeiten und das Team
- Sinnvolle Vorlagen für wiederkehrende Aufgaben & Projekte
- offene REST-API
- Leistungserfassung und Controlling – allerdings erst ab BusinessCloud
- Deutscher Serverstandort und DSGVO-Konformität
- Kostenloser Kundenservice
- Best Practice Store mit fertigen Projektvorlagen (kostenpflichtig)
Mögliche Nachteile auf einen Blick
- Outlooksynchronisation erst ab Professional Cloud
- Erst ab 3 Nutzer buchbar
Unser Fazit
Unserer Meinung nach ist factro eine Empfehlung wert. Und das nicht nur, wenn eine DSGVO-konforme Lösung gesucht wird. Der Funktionsumfang ist groß, die Darstellungsmöglichkeiten sind gut. Die unterschiedlichen Cloud-Angebote decken die unterschiedlichen Anforderungen ab – vom Klein-Team mit eher einfachen Projektaufgaben bis hin zu umfangreichen Projekten mit Wunsch nach Leistungserfassung und Controlling.
Sind auch Sie auf der Suche nach einer passenden Projektmanagement-Software? Nehmen Sie doch einfach Kontakt mit uns auf!
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Bildquelle: factro