Nach der Abgrenzung dazu was Collaboration ist und wie diese funktioniert ein kurzer Exkurs dazu was eine Collaboration Plattform genau ist.

Im Kern einer Content Platform steht der Zugriff auf Daten von überall, egal ob am Desktop oder über das Samrtphone. Dieser Zugriff wird durch eine Dateisynchronisation zwischen den verbundenen Endgeräten und Cloud-Repositories gewährleistet.

Auch die Freigabe von Daten mit Personen oder verbundenen Anwendungen, mit dem Collaboration Tool, innerhalb oder außerhalb eines Unternehmens gehört dazu.

Durch konfigurierbare Ordner ist die gesteuerte Zusammenarbeit im Projekt möglich.

Früher fehlten im klassischen Intranet, eines Unternehmens, in das sich die Mitarbeiter einklinken konnten, Programme für moderne Zusammenarbeit. Der Austausch über E-Mail und über Word-Dokumente, die jeder mit Kommentaren versehen konnte, war kaum effizient.

Aus diesem Dilemma bei steigender Mobilität und Flexibilität schossen zunächst zahlreiche agile Projektmanagement-Programme wie Asana, Trello, Basecamp, Projectplace und viele andere aus dem Boden hervor, um den Workflow zu verbessern.

Die hohen Wachstumsraten auf dem Markt für Kollaboration-Software rief auch die digitalen Giganten Microsoft und Salesforce auf den Plan. Microsoft veröffentlichte im März 2017 „Microsoft Teams“ das seither ständig weiterentwickelt wurde. Salesforce schloss im Dezember 2020 die Übernahme von Slack für die astronomische Summe von 27,7 Milliarden US-Dollar ab.

Slack wurde ursprünglich als Reaktion auf einen überfrachteten Markt von Enterprise Kollaboration eingeführt. Klares Ziel war es, mit möglichst ausgeprägter Nutzerfreundlichkeit und Integrationsfähigkeit den Nutzer im Unternehmen sowie das Management zu überzeugen – und das ist auch gelungen.

Die zuvor verfügbaren Plattformen erwiesen sich meist als eher schwerfällig. Sie sorgten bei Anwendern für eine derart große Unzufriedenheit in punkto Usability, dass viele dazu übergingen, nicht genehmigte Tools oder Eigenentwicklungen zu verwenden, wodurch viele einzelne voneinander unbekannte „Dateninseln“ entstanden. Diese Inseln führten nicht dazu das die Prozesse der Zusammenarbeit verbessert wurden – den die Nutzer jeder einzelnen App blieben und teilten nicht alle Informationen.

Slack ist intuitiv zu bedienen, man kann einfach und spontan in Ad-hoc-Gruppen, mit Einzelpersonen im Unternehmensnetzwerk oder sogar über soziale Netzwerke themenorientiert kommunizieren – egal ob über die Messagingfunktion oder Videokonferenz und Audio-Calls. Das ist der große Pluspunkt von Slack, welches sich zu Beginn als reines Tool zur Kommunikation verstand und diese beschleunigen wollte – und auch erfolgreich schaffte (siehe den Kaufpreis von Salesforce).

Das Ausschöpfen der vollen Effekte eines Kollaboration Tools wie Slack sind nach der Übernahme von Salesforce zu erwarten.

Durch die Übernahme ist die Integration in ein CRM einfacher möglich – zumindest in das von Salesforce. Eine erfolgreiche Integration über verschiedene Bereiche ermöglicht es Geschäftsprozesse intern kollaborativer zu gestalten. Die Ergebnisse dieser Zusammenarbeit können dann automatisiert im CRM und verbundenen Systemen abgebildet werden. So können Business-Teams schnell auf neue Vorgänge reagieren, was ihre Produktivität enorm erhöht.

Und der Wille diese Vorteile nutzen zu wollen zeigen sich auch in den jüngsten Bemühungen von Salesforce sich als „Slack first“ Unternehmen auszurichten.

So half Slack die Salesforce Service Cloud deutlich zu verbessern. Die Zeit, bis ein Case im System geschlossen wird, hat sich um 26 % verkürzt. Die Service Cloud hat im letzten Quartal hervorragend performed, der Bereich hatte ein extremes Wachstum. Inzwischen ist dieser Bereich bzw. das Produkt das größte Customer Service Produkt der Welt.

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Den Vergleich mit Slack braucht Microsoft Teams nicht zu scheuen.

Der „Chat-Sprössling“ von Microsoft bietet eine Vielzahl von nützlichen Funktionen, die eine spontane und auch die langfristige Zusammenarbeit zwischen Gruppen und einzelnen Personen im Unternehmen erleichtern. Die Lösung richtet auch immer mehr den Blick auf die Möglichkeit Dateien aus Dateiordnern einzubinden.

Ähnlich wie Slack stellt Teams alle Funktionen zur Verfügung, die Mitarbeiter während der Gesprächsführung benötigen: Dokumentenanhänge, Bildanhänge sowie weitere Produkte. MS Teams unterstützt zudem die Suche nach archivierten Meldungen, kann – je nach Kommunikationsfokus – Nachrichten auf Untergruppen innerhalb einer Gruppe beschränken und erstellt konfigurierbare Benachrichtigungen, damit jedes Projektmitglied sofort ein Status-Update erhält.

Ein unschlagbarer Vorteil von MS Teams ist dessen vertiefte Integration in die gesamte Welt von Office 365. Damit ist ein kollaborativer Dateizugriff über OneDrive oder Sharepoint kein Problem und Daten können mühelos zur Verfügung gestellt werden. Das Bearbeiten einer Datei ist damit kein Problem und dein Team kann jede Änderung sofort in seine Arbeit aufnehmen.

Besonders spannend ist aber auch die Verknüpfung von Teams mit Microsoft Dynamics. Ähnlich wie bei Salesforce und Slack kann sich das Arbeiten revolutionieren, wenn Kollaboration Software und CRM miteinander verbunden sind.

Wie könnte eine solche neue Arbeitsweise aussehen? Ganz einfach: So können beispielsweise Finanzteams die Auftragsabwicklung optimieren, indem sie Bestellungen und Zahlungsdetails mit ihren Kollegen im Vertrieb austauschen. Ein Außendiensttechniker kann das Vertriebsteam über Produkte informieren, deren Lebensdauer bald abläuft, so dass das Vertriebsteam proaktiv Ersatzoptionen anbieten kann. Oder ein Vertriebsteam kann Geschäfte schneller abschließen, wenn es die Signale der Marketingabteilung zur Nachfragegenerierung versteht.

Durch einfache Funktionen in einem CRM-System lässt sich die Effizienz in Teams steigern. Durch Chats kann schnell und direkt kommuniziert werden. Push-Benachrichtigungen sorgen dafür das relevante Informationen denjenigen erreichen der sie benötigt, ohne diese selbst einholen zu müssen.

Kollaboration im CRM-System ermöglicht die einheitliche unternehmensweite Zusammenarbeit von Teams, die gerade jetzt, in den letzten 18 Monaten, geforderter ist denn je. Mit einer vollständigen und aktuellen Informationsbasis sind weniger zeitraubende Abstimmungen, E-Mails, Recherche und Nachfragen notwendig. So schaffen Unternehmen Raum für Synergien und Innovationen, denn eine reibungslose Zusammenarbeit und Kommunikation motiviert nicht nur, sondern beflügelt auch neue Ideen. Damit steht einem exzellenten Kundenmanagement nichts mehr im Weg.

Genau dieser Trend wird durch das Beispiel von Microsoft und Salesforce bestätigt. Die durch die starke Weiterentwicklung ihres eigenen Produktes, bzw. durch massive Investitionen dieses Thema treiben. Nicht nur auf Wunsch der eigenen Kunden, sondern auch um die Vorteile erfolgreicher Kollaboration für sich selbst zu nutzen.