Eventmanagement im Wandel: Das CRM als digitale Teilnehmerverwaltung

In den letzten Jahren ist viel passiert. Viele Veranstalter mussten sich neue Lösungen überlegen, wie sie über Wasser bleiben. Und viele Veränderungen bleiben auch heute noch bestehen – die digitale Kommunikation hat einen erzwungenen Boom erlebt und Erwartungen der Teilnehmerinnen und Teilnehmer verändert.

Doch in Veränderungen liegen auch immer viele Chancen und an genau diesem Punkt sind heute viele Unternehmen und Organisationen, die Veranstaltungen ausrichten. Und da auch bei Veranstaltungen gilt: „der Mensch steht im Mittelpunkt“, bieten CRM-Lösungen die perfekten Bedingungen, um aus dem Wasser zu steigen und mit neuem Mut in eine erfolgreiche Zukunft zu blicken.

Inhalt

Wie profitieren Sie von einem Event-CRM?

Der Wandel an Erwartungen erfordert neue Lösungen

Vorteile CRM mit Eventmanagement

Ist ein Event-CRM immer sinnvoll?

Wann ein Event-CRM weniger geeignet ist

All-in-One – Warum Event-Daten einen einzigen Ort brauchen

Warum stellt die Vielfalt an Software im Eventmanagement ein Problem dar?

Wie sich Datenchaos im Eventmanagement beseitigen lässt

Was sollte die ideale Eventmanagement-Plattform bieten?

Wie lassen sich CRM und Eventmanagement kombinieren?

Fazit

Warum ein Event-CRM?

Vielen ist CRM bereits ein Begriff, doch was haben Events und CRM eigentlich gemeinsam? Egal ob nun Kundin oder Kunde, Teilnehmende oder Referierende – sie alle möchten begeistert werden und etwas erleben. Genau hier kommt das CRM ins Spiel.

Ein CRM schafft digitale Erlebnisse, die begeistern und die Kundenzufriedenheit nachhaltig stärken. Von personalisierter Kommunikation, die auf individuelle Interessen und Vorlieben zugeschnitten ist, bis zu maßgeschneiderten Unterhaltungsangeboten.

Der kundenzentrierte Ansatz eines CRM kommt demnach auch der Eventbranche zugute. Die vergangenen Jahre zeigen einen Bewusstseinswandel der Menschen und neue Erwartungen. Teilnehmende sind wählerischer als je zuvor, denn sie denken genauer darüber nach, wie sie ihre Zeit heutzutage nutzen.

Der Wandel an Erwartungen erfordert neue Lösungen

Veranstaltende müssen künftig daher noch stärker auf die Interessen und Erwartungen ihrer Besucher eingehen. Dazu zählt, mit Teilnehmenden zu interagieren, ihre Wünsche und Herausforderungen zu kennen und diese bewusst in Entscheidungs- und Planungsprozesse miteinzubeziehen. Das ermöglicht eine zielgerichtete Planung und eine Veranstaltung, die der Zielgruppe einen echten Mehrwert bietet. Win-win!

Wer solche fundierten Entscheidungen treffen möchte, der profitiert von einem Event-CRM. Das System speichert alle Daten an einem zentralen Ort ab, die für die Kommunikation und Zusammenarbeit aller Event-Beteiligten wichtig sind.

Neben der einfachen Verwaltung von Teilnehmenden sowie Referierenden und Event-Aufgaben, bietet es aufschlussreiche Einblicke in sämtliche Interaktionen von Teilnehmenden entlang der Customer Journey. Nutzen Sie diese Informationen, um das Kunden- bzw. das Teilnehmererlebnis gezielt zu optimieren und schon bald wird sich zeigen:

Die digitale Teilnehmerverwaltung mit CRM zahlt sich aus.

Neue Regelungen erhöhen die Komplexität im Eventmanagement

Nicht nur Teilnehmende haben neue digitale Erwartungen an das Eventmanagement – auch rechtlich gab es viel Veränderung in den letzten Jahren: Der Datenschutz wurde mit der DSGVO strenger geregelt und Pandemie wie auch Klimawandel erfordern die Implementierung und Dokumentierung neuer Maßnahmen. 

Für das Eventmarketing ist zum Beispiel das Einholen und korrekte Dokumentieren von Opt-Ins von zentraler Bedeutung. Denn nur dann lassen sich potenzielle Teilnehmende gezielt bespielen und für neue Events begeistern. Kostenlose Webinare dienen hier häufig als sogenannter Lead-Magnet zur Generierung von E-Mail-Adressen mit Werbeeinwilligung (Opt-In).  

Bei integrierten Event-CRM-Lösungen lassen sich diese Opt-Ins zentral bei den Teilnehmenden speichern und sind dann auch für spätere E-Mail-Kampagnen immer noch verfügbar.  

Vorteile CRM mit Eventmanagement

• Zentrales System für das Teilnehmer- und Referentenmanagement sowie für Marketing, Vertrieb und Kundenservice
• Übersichtliche Verwaltung von Teilnehmer- und Referentendaten
• Überblick über jegliche Aufgaben aller Event-Beteiligten
• Historisierung der Event-Aktivitäten und Kommunikation pro Kontakt
• Angebots- und Rechnungswesen
• Reporting (Teilnahmen, Branchen etc.)
• Ggf. Anbindung an ein Event-Portal möglich und direkter Zugriff auf die eigenen Stamm- und Event-Daten per Self-Service-Bereich

Ist ein Event-CRM immer sinnvoll?

Prinzipiell ist ein Event-CRM für alle sinnvoll, die regelmäßig Veranstaltungen organisieren, ihre Prozesse automatisieren sowie Daten sammeln, zentralisieren und für spätere Auswertungen nutzen möchten.

Besonders komplexere Veranstaltungen erfordern viel Koordination und Struktur. Hier kann eine Event-Software wie 1CRM große Abhilfe verschaffen, indem sie sämtliche Informationen zentral verwaltet. Da bei Eventplanung meist unterschiedliche Bereiche beteiligt sind, ist eine problemlose Zusammenarbeit aller Teams von entscheidender Bedeutung für den Event-Erfolg.

Besonders, wenn die gesamte Planung einem standardisierten Prozess folgt, ist der Einsatz eines Event-CRM sinnvoll, um Abläufe fortlaufend zu optimieren und zu automatisieren. So fangen Organisatoren bei jedem Event nicht neu an, vergessen keine wichtigen Schritte mehr und vermeiden manuelle, wiederkehrende Aufgaben. Und das Beste daran? Sie reduzieren administrative Aufwände, minimieren Fehler und sparen Zeit und Kosten – ein Traum für alle im Eventmanagement!

Doch wie lassen sich Zeit- und Kostenersparnis nun kontrollieren? Ein Event-CRM bietet wertvolle Einsichten, wenn Sie es kontinuierlich mit verwertbaren Informationen füttern. Dabei ist eine konsequente Datenpflege aller Abteilungen ein Muss, um ein möglichst umfassendes Bild von Teilnehmenden und deren Nutzungsverhalten zu erhalten.

Mit den erfassten Daten wird es zum Kinderspiel, Berichte zu erstellen, vergangene Veranstaltungen zu analysieren, neue Erkenntnisse zu gewinnen und darauf basierend das künftige Eventmanagement zu optimieren.

Wann ein Event-CRM weniger geeignet ist

Wann ein Event-CRM weniger geeignet ist, hängt von den individuellen Zielen des Events und Ihren persönlichen Anforderungen ab. Liegt der Fokus Ihrer Veranstaltungen z. B. eher darauf, Tickets zu verkaufen und weniger auf eine langfristige Kundenbeziehung, dann sind reine Event-Ticketing-Plattformen wie Ticketmaster womöglich die bessere Wahl.

All-in-One – Warum Event-Daten einen einzigen Ort brauchen

Newsletter-Tool, Excel, Outlook-Kontakte – digitale Tools sind im Eventmanagement oftmals vorhanden. Nur verbunden sind sie nicht. Daten wie Name und E-Mail-Adresse werden häufig doppelt in verschiedenen Systemen abgespeichert. Außerdem enthält jedes System nochmal andere zusätzliche Daten und manchmal weichen dieselben Informationen voneinander ab. Die Folge: Unzuverlässige Daten und fehlender Überblick.

Möchten Veranstalterinnen und Veranstalter nun einen Überblick über ihre Veranstaltungen, Teilnehmenden sowie Partner und Referierenden gewinnen, dann lohnt es, alle Informationen zentral an einer Stelle zu speichern. Und dafür ist das CRM prädestiniert.

Warum stellt die Vielfalt an Software im Eventmanagement ein Problem dar?

Der Grund, warum viele Eventorganisatoren und Unternehmen nach einer besseren digitalen Lösung suchen, ist die eigene Systemlandschaft mit verschiedenen Tools und jeweils isolierten Datenbanken. Das eine System weiß nicht, was das andere System macht. Kopieren und doppeltes Abspeichern von Daten wie Name und E-Mail-Adresse sind normale Abläufe. Der Überblick über die korrekten Daten geht immer mehr verloren.

Denn die größten Probleme bei einer vielfältigen Software-Landschaft sind inkorrekte Daten und mangelnder Überblick: Daten wie Name und E-Mail-Adresse werden häufig doppelt in verschiedenen Systemen abgespeichert. Das ist erst einmal nur etwas ineffizient. Sobald sich jedoch an den Daten etwas ändert, kann es schnell passieren, dass die Daten nicht in allen Systemen geändert werden.

Wo liegen jetzt die korrekten Daten? Wen darf ich anschreiben und wen nicht? Das Datenchaos ist vorprogrammiert.

Wie sich Datenchaos im Eventmanagement beseitigen lässt

Bei der heutigen komplexen Digitallandschaft werden Unternehmen und Organisationen immer wieder mehrere Systeme einsetzen. Da werden wir nicht drum herumkommen. Die eierlegende Wollmilchsau gibt es nicht.

Es geht also immer um ein Abwägen, welche Software die eigenen Anforderungen am besten erfüllt und welche Software gegebenenfalls noch an das System angebunden werden muss, um einen sauberen Datenfluss im Eventmanagement zu gewährleisten.

Doch was sich unbedingt ändern muss, ist dies:

1. Es muss eine führende Datenbank geben, die alle wichtigen Daten rund um die Event-Teilnehmenden, Referierenden, Partner und Mitarbeitenden speichert. Das ist die Basis, die immer korrekt und aktuell sein muss.
2. Zusätzliche Software muss mit dieser zentralen Datenbank kommunizieren können, zum Beispiel, um E-Mails an eine bestimmte Empfängergruppe zu versenden oder um festzustellen, welche Personen an welcher Veranstaltung teilgenommen haben und ob diese dem E-Mail-Marketing via Opt-In zugestimmt haben.

Was sollte die ideale Eventmanagement-Plattform bieten?

Die ideale Eventmanagement-Plattform sollte zuverlässig, flexibel und erschwinglich für Veranstaltungen allerart sein.

• Verwaltung aller Tools in einem nahtlosen Backend: Ein System, das die Registrierung, E-Mail-Marketing, Einlassmanagement usw. geschickt miteinander verbindet, vereinfacht den Eventprozess und sorgt für ein nahtloses Teilnehmererlebnis entlang der Customer Journey.
• Integration mit anderen Systemen: Für Veranstaltende, die bereits unterschiedliche Systeme z. B. für das Marketing Automation nutzen und den Datentransfer zwischen den Systemen erleichtern möchten.
• Zentrales Datenmanagement: Um vor, während und nach einem Event den Überblick über Teilnehmende, Referierende und Partner zu behalten und die Daten anschließend auszuwerten, sollten alle Informationen zentral gespeichert sein.
• Anpassbarkeit und Flexibilität: Jedes Event unterscheidet sich in Größe und Komplexität. Eine Eventsoftware sollte sich an verschiedene Anforderungen anpassen können und die Möglichkeit der Personalisierung bieten.
• Sicherheit und Verlässlichkeit: Viele Daten, viel Verantwortung. Datensicherheit und ein kontrollierter Datenzugriff sind Voraussetzung für ein sicheres und zuverlässiges System.
• Skalierbarkeit: Unternehmen und Organisationen wachsen, Herausforderungen ändern sich. Das ideale System ist skalierbar und passt sich an, um auch künftigen Anforderungen zu entsprechen.
• Einfache Zusammenarbeit zwischen Teams: Jedes Team hat verschiedene Aufgaben und nutzt je nach Phase der Veranstaltung unterschiedliche Funktionen. Ein kollaboratives Event-CRM ermöglicht eine gemeinsame Verwaltung und einfache Zusammenarbeit zwischen mehreren Teammitgliedern, aber auch Partnern oder Lieferanten.

Wie lassen sich CRM und Eventmanagement kombinieren?

Es gibt mehrere Wege, um CRM und Eventmanagement miteinander zu kombinieren.

1. Die CRM-Software bietet eine direkte Integration des Eventmanagements ins CRM.
2. Das CRM-System bietet eine Schnittstelle, mit deren Hilfe sich Software, wie ein Newsletter- oder Eventplanungs-Tool, die erforderlichen Daten aus dem CRM herausziehen können.
3. Manche Systeme bieten auch nur einen Datenexport an. Damit lässt sich zum Beispiel eine Empfängerliste aus dem CRM exportieren und dann in die Newsletter-Software einspielen.

Fazit

Die Veranstaltungsbranche wird immer flexibler und anpassungsfähiger. Umso wichtiger ist eine genauso flexible und anpassungsfähige Software, die den immer neuen Anforderungen der Eventbranche gewachsen ist.

Ein integriertes Event-CRM erleichtert die Arbeit für alle Beteiligten und spart Zeit und Kosten – zwei Dinge, die im Eventmanagement grundsätzlich fehlen. Es lohnt sich also mit dem Wandel zu gehen und das Eventmanagement mithilfe eines CRM zu digitalisieren, um sich in der heutigen Zeit einen Wettbewerbsvorteil gegenüber der Konkurrenz zu verschaffen.

Autoren: