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Die Besonderheiten beim CRM-Software-Vergleich: Warum ist Salesforce, Microsoft oder SAP nicht immer dabei? Stichwort Wild Card

Inhaltsverzeichnis

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Wir werden sehr oft gefragt, warum der eine oder andere große Anbieter in der Long List fehlt. Das sind natürlich Fragen, die wir immer klar beantworten. Ab und zu wünscht sich der Kunde dann, dass z.B. SAP doch dabei ist. Der Aufsichtsrat oder Beirat könnte dann fragen, warum Salesforce, Microsoft oder SAP nicht dabei ist/war.

Stichwort Wild Card

Die bekommen dann eine Wild Card. Und zu 95 % sind diese Big Player dann nicht im Finale. Das ist einer der Gründe, warum wir oft Lob bekommen, denn ohne unsere Recherche „wer kann was“ wären viele Unternehmen gar nicht auf den einen oder anderen besser geeigneten Kandidaten gekommen. Dies als Einstieg in das Thema “Besonderheiten beim CRM-Software-Vergleich”.

Die Geschäftsführer können dann guten Gewissens sagen: Aber große Player im Customer Relationship waren doch dabei, nur waren sie z.B. teurer, schwächer oder auch besser. Und wenn die Chance besteht, dann sind die “Big Player” bei uns auch von Anfang an dabei. Logisch.

Deshalb ist uns auch die Nachvollziehbarkeit des Auswahlverfahrens wichtig. Es geht um Nachprüfbarkeit. Wir sind 100% neutral. Es muss alles mit rechten Dingen zugehen.

1. Beauty Contest: Die Vorstellung der Long List Kandidaten

Alle Long List Kandidaten erhalten ein Briefing mit Aufgaben für ca. 1h. Diese 1 h wird entweder als Webkonferenz oder als persönliche Präsentation durchgeführt.

Diese Stunde wird von uns straff moderiert. Es wird darauf geachtet, dass alle Aufgaben gezeigt werden und die Projektteilnehmer diese auch bewerten können. Alle Long List Teilnehmer präsentieren nacheinander an einem Tag oder spätestens am nächsten Tag. Damit ist die Vergleichbarkeit gewährleistet: Zum einen präsentieren alle das Gleiche, zum anderen sind alle nacheinander – am Stück – zur Bewertung gewesen.

In den Pausen zwischen den Präsentationen werden die Bewertungsbögen ausgefüllt. Am Ende wählt das Projektteam seine Short List aus. Diese besteht in der Regel aus 3 bis 4 Kandidaten.

2. Beauty Contest: Die Vorstellung der Short List Kandidaten

Bevor die Short List Kandidaten zum nächsten Beauty Contest antreten, erhalten Sie ein detailliertes Briefing. Dieses Briefing enthält ein Lastenheft zur Evaluierung der Anforderungen, die Use Cases, die live in den CRM Tools gezeigt werden sollen. Und ein Formular für eine erste 5-Jahres-Kostenschätzung.

Die 2-3 stündige Präsentation läuft wieder nach einem vorher abgestimmten Schema ab. Die Vergleichbarkeit soll wieder gewährleistet sein. Wir moderieren straff durch die Zeitfenster. Kleine Pausen für Diskussion und Nachbereitung werden immer wieder eingebaut. Die allgemeinen Informationen zu einem Anbieter werden vorab gegeben oder nachgereicht. Das „Blabla“ kostet nur Zeit.

Die Teilnehmer erhalten auch immer wieder Hinweise zur Auswertung. So dass am Ende der 2-3 h die Bewertungsbögen wieder eingesammelt werden.

Besonderheiten beim CRM-Software-Vergleich

Im Anschluss daran erhalten wir die Rückmeldung zum Lastenheft sowie die Kostenschätzung der Anbieter.

Diese analysieren wir und stellen Rückfragen, damit unklare Angaben die Vergleichbarkeit nicht beeinflussen. Diese Kostenschätzung setzen wir in eine standardisierte Übersicht um. So wird deutlich, bei welchem der 10 Kostenblöcke welcher Anbieter/Dienstleister teurer/günstiger ist als die anderen.

Wir moderieren diese Stunde straff. Es wird darauf geachtet, dass alle Aufgaben gezeigt werden und die Projektteilnehmer diese auch bewerten können. Alle Long List Teilnehmer präsentieren nacheinander an einem Tag oder spätestens am nächsten Tag. Damit ist die Vergleichbarkeit gewährleistet: Zum einen präsentieren alle das Gleiche, zum anderen sind alle nacheinander – am Stück – zur Bewertung gewesen.

In den Pausen zwischen den Präsentationen werden die Bewertungsbögen ausgefüllt. Am Ende wählt das Projektteam seine Short List aus. Diese besteht in der Regel aus 3 bis 4 Kandidaten.

Wer kommt ins Finale? 2 der 4 sind die Glücklichen.

Für die Auswahl der Finalisten werden sowohl die Kostenübersicht als auch die funktionale Bewertung herangezogen. Eine Bewertung durch Referenzgespräche oder eine Bewertung des Dienstleisters runden das Bild ab.

Wenn die beiden Sieger nach der funktionalen Bewertung nicht knapp über dem Kostenrahmen liegen, hat die funktionale Bewertung Vorrang. Denn ein gutes Produkt darf auch etwas mehr kosten.

Die Finalisten werden von uns informiert. Die Finalisten können je nach Wunsch des Auftraggebers einen weiteren Tag für Themen aller Art zur Verfügung gestellt bekommen. Ein weiterer halber bis ganzer Tag ist für Fragen zu Technik und Schnittstellen vorgesehen.

Die Kostenvoranschläge und Spezifikationen werden aktualisiert. Die Auswertung wird ergänzt und aktualisiert. Dies und mehr sind die Besonderheiten des CRM-Software-Vergleichs bei uns.

Eine weitere Methode den Sieger zu küren, hat sich bewährt.

In den letzten Jahren haben wir aufgrund der agilen Methoden eine Alternative eingeführt: Anstelle der zwei Tage für die Herz&Niere und die technischen Tests haben wir ein 3-4 tägiges Proof-of-Concept-Programm durchgeführt.

Jeder Anbieter und das Team treffen sich in einem Laborraum. Am ersten Tag ist vormittags Anbieter 1, nachmittags Anbieter 2, am nächsten Tag umgekehrt usw. Dann werden die Use Cases im Testsystem „live und in Farbe“ mit den Teilnehmern umgesetzt. Parallel dazu klären IT- und Rechenzentrumsspezialisten technische Fragen.

Auch aus dieser Phase gibt es eine Bewertung als auch ein Update der Kostenschätzung.

Dann setzen wir uns mit der Geschäftsführung zusammen, das Projektteam stellt noch einmal Pro und Contra bzw. Vor- und Nachteile sowie die Kosten im Vergleich dar. Und in der Regel wird dann sehr schnell der Sieger gekürt. Das Team bekommt das gewünschte CRM-System, ein gutes CRM-System.

Wenn die beiden Sieger nach der funktionalen Bewertung nicht gerade den Kostenrahmen sprengen, dann hat die funktionale Bewertung Vorrang. Denn ein gutes Produkt darf auch etwas mehr kosten.

Die Finalisten werden von uns informiert. Die Finalisten können je nach Wunsch des Auftraggebers einen weiteren Tag für Themen aller Art zur Verfügung gestellt bekommen. Ein weiterer halber bis ganzer Tag ist für Fragen zu Technik und Schnittstellen vorgesehen.

Die Kostenvoranschläge und Spezifikationen werden aktualisiert. Die Bewertung wird vervollständigt und aktualisiert.

Weitere Fragen im Kontext von “die Besonderheiten beim CRM-Software-Vergleich” wie …

„Cloud“ oder „nicht Cloud“?

Diese Frage stellt sich heute kaum noch. Als ich vor 17 Jahren mein eigenes Unternehmen gründete, steckte das Thema Cloud noch in den Kinderschuhen. Salesforce warb auf Plakaten, Aufklebern und Messen mit dem Slogan „No Software“. Salesforce begann seinen Siegeszug in den USA mit Cloud CRM.

Erst viel später schwappte die Welle nach Europa. Mittelstand und Großunternehmen hatten alle in teure Rechenzentren investiert. Man hatte auch Angst vor der Wolke. Die eigenen Daten liegen nicht in „meinem Rechenzentrum“, sondern bei Fremden. Kann das gut gehen?

Ca. 10 Jahre später – ca. 2010 – begann der Durchbruch der Cloud-Angebote.

Heute ist diese Art der Datenspeicherung und -nutzung nicht mehr wegzudenken. Eine SaaS-Lösung aus der Cloud macht es dem Anwender leicht. Man meldet sich im Browser an und hat sofort eine voll funktionsfähige CRM-Lösung.

Wichtige Frage: Aber wie sieht es mit der Anpassung des Systems an Ihre Bedürfnisse aus?

Fast jeder CRM-Anbieter favorisiert Cloud-Computing. Warum?

Die Vorteile für den Anbieter liegen auf der Hand. Er hat ein laufendes Einkommen auf stabilem Niveau. Die monatliche Miete ist für den Cash Flow viel besser zu kalkulieren als beim Verkauf eines Bündel an Lizenzen.

Disclaimer: Wir sind 100% Hersteller-neutral. Der Artikel von Martin Aschoff Agnitas wird von uns ohne Vergütung, nur weil er sehr gut ist, verlinkt.

Open-Source-CRM oder Proprietäre CRM-Software?

Ein alter Streit, was ist besser. auf Wikipedia ist eine Studie aus 2015 oder 2016 nachzulesen, dass der Markt für Open Source im Bereich CRM nicht sonderlich groß zu sein scheint. Im Bereich ERP ist er sogar noch kleiner.

Es gibt jedoch einige Erfolgsstories für Open-Source-Software im Bereich CRM:

SugarCRM startete als Open Source-Lösung (heute ist die Open-Source-Basis v.6X ein eigenständiges Produkt innerhalb von Suite CRM), Wice CRM und vTiger (auch eine Abspaltung von SugarCRM) oder Produkte von Acquia (hier z.B. Mautic) sind es auch.

Wie viele Lizenzen braucht man und was sind die Preise?

Ob Lizenzen in definierter oder unbegrenzter Anzahl zur Verfügung stehen sollten, das klärt man am besten in den Vertragsverhandlungen. Dafür haben wir ein eigenes Kapitel gewidmet. Ob Sie die Preise in Euro oder US-Dollar vergleichen, das ist egal. Hauptsache, sie kennen den Tageskurs vom US-Dollar zum Euro. Auch ob die zukünftigen Abrechnungen in Dollar oder Euro stattfinden, ist zu klären.

Tipp zum Schluss zu Besonderheiten beim CRM-Software-Vergleich

Viel zu oft bestellt man zu viele Lizenzen. Aufstocken ist einfacher als Rückabwickeln. Sonderangebote mit dem Titel Enterprise suggerieren, dass die Lizenzen in unbegrenzter Anzahl zur Verfügung stehen? Vorsicht, wenn Sie in einer RZ-Cloud dann auch noch z.B. Microsoft-Lizenzen für den virtuellen Server benötigen. Das sollten Sie dringend vorher klären.

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