CRM Software Auswahl: Worauf kommt es bei der Auswahl eines CRM-Systems an?

Eine erfolgreiche CRM-Einführung beginnt mit den richtigen Fragen:

1. Welche Geschäftsprobleme soll das CRM-System lösen?
2. Welche Abteilungen sollen mit der CRM-Software arbeiten?
3. Gibt es bereits ein ERP-System, das integriert werden soll?
4. Welche spezifischen Funktionalitäten werden benötigt?
5. Welche Anforderungen bestehen in den Bereichen Marketing, Vertrieb und Kundenservice?
6. Soll das System On-Premise oder in der Cloud betrieben werden?
7. Welche Budgetvorgaben bestehen?

Erfolgreiche CRM Software Auswahl: Best-of-Breed oder alles aus einer Hand?

Unternehmen stehen häufig vor der Entscheidung zwischen einer spezialisierten Best-of-Breed-Lösung und einer integrierten All-in-One-Lösung, die ERP- und CRM-Funktionalitäten vereint.

Während Großunternehmen häufig auf Best-of-Breed-Ansätze setzen, profitieren kleine und mittlere Unternehmen (KMU) oft von einer integrierten Lösung, da diese weniger Administrationsaufwand erfordert.

Die wichtigsten Unterschiede:

• Best-of-Breed-CRM: Hochspezialisierte Lösungen mit umfangreichem Funktionsumfang, meist von CRM-Experten entwickelt.
• All-in-One-CRM: Systeme, die CRM-Funktionalität als Modul eines umfassenden ERP-Systems (z.B. SAP, Microsoft Dynamics) enthalten.

Ein Best-of-Breed-Ansatz ermöglicht eine stärkere Individualisierung, erfordert aber zusätzlichen Integrationsaufwand.

Ein All-in-One-Ansatz reduziert diese Herausforderungen, bietet aber oft weniger spezialisierte Funktionen.

Kernfunktionen eines CRM-Systems

Ein leistungsfähiges CRM-System sollte folgende Kernfunktionen bieten:

1. Kundenverwaltung: Zentrale Speicherung aller Kundeninformationen und -interaktionen.
2. Automatisierung: Workflows für Lead-Management, Follow-up und Kundenkommunikation.
3. Marketingfunktionen: E-Mail-Marketing, Social-Media-Integration und Kampagnenmanagement.
4. Datenqualität: Dublettenprüfung, Adressvalidierung und Datenanreicherung.
5. Analyse und Reporting: Detaillierte Berichte für Vertrieb, Marketing und Service.
6. Mobiler Zugriff: Cloud- oder App-basierte Nutzung für Außendienst und flexibles Arbeiten.

Erfolgreiche CRM Software Auswahl: Integration mit ERP- und anderen Systemen

Ein modernes CRM-System sollte sich nahtlos in bestehende IT-Landschaften einfügen.

Schnittstellen zu ERP-Systemen, E-Commerce-Plattformen, E-Mail-Tools und Marketing-Automation-Lösungen sind unerlässlich, um eine nahtlose Kommunikation zwischen verschiedenen Unternehmensbereichen zu gewährleisten.

Fazit: Wie findet man das richtige CRM-System?

Die Auswahl des richtigen CRM-Systems erfordert eine individuelle Analyse der Unternehmensanforderungen. Unabhängig davon, ob man sich für eine spezialisierte CRM-Software oder eine integrierte ERP-CRM-Lösung entscheidet, ist eine detaillierte Evaluierung entscheidend.

Erfolgreiche CRM Software Auswahl – Wichtige Schritte:

1. Anforderungsanalyse: Welche Prozesse sollen verbessert werden?
2. Marktrecherche: Welche Lösungen bieten die benötigten Funktionalitäten?
3. Vergleich & Testphase: Anbieter mit Testversionen oder Demos evaluieren.
4. Integration & Schulung: Mitarbeitende frühzeitig in die CRM-Nutzung einbinden.
5. Laufende Optimierung: CRM-Systeme müssen laufend angepasst werden.

Das perfekte CRM-System gibt es nicht.

Es kommt darauf an, welche Lösung am besten zum Unternehmen bzw. zu den Anforderungen passt.

Das heißt: Welches System lässt sich am einfachsten an das Unternehmen anpassen?
Bitte niemals umgekehrt entscheiden. Das heißt, bitte nie sagen: Wir passen uns der Software an.

Wann tritt der ROI bei einer Software-Entscheidung ein?

Eine sorgfältige Auswahl sichert den langfristigen Erfolg der oft recht teuren Investition. Der ROI kann bei guten Entscheidungen und hoher Nutzung bzw. Akzeptanz nach ca. 2 Jahren eintreten.

Leider gibt es immer noch zu viele Projekte, die nur Frust erzeugen. Der ROI wird nie erreicht.